Politique de confidentialité pour les répondants aux enquêtes

Résumé rapide

  • LogicalOutcomes recueille des données d'enquête pour deux raisons principales :

    • Dans le cadre de projets d'évaluation de programmes

    • Au nom de projets de recherche universitaire

  • Les enquêtes que nous proposons sont anonymes.

  • Les données sont stockées au Canada et ne sont pas transférées à l'étranger.

  • Nous nous conformons à la LPRPDE et aux autres lois canadiennes sur la protection de la vie privée.

  • Notre plateforme de sondage utilise des cookies pour les fonctions essentielles du sondage.

  • Les répondants sont invités à contacter notre responsable de la sécurité de l'information pour toute question relative à la confidentialité, à l'adresse support@logicaloutcomes.net.

Politique détaillée

La présente politique de confidentialité explique comment LogicalOutcomes traite les informations recueillies par le biais de sa plateforme de sondage. Nous agissons en tant que sous-traitant pour le compte d'organisations clientes (par exemple, des organisations à but non lucratif, des chercheurs) et pouvons également agir en tant que responsable du traitement des données lorsque nous concevons des sondages pour nos propres projets d'évaluation.

Conformité à la loi canadienne sur la protection de la vie privée

LogicalOutcomes s'engage à se conformer à la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) et aux autres lois canadiennes applicables en matière de protection de la vie privée. Toutes les données collectées via notre plateforme d'enquête sont stockées sur des serveurs canadiens et ne sont pas transférées à l'extérieur du Canada.

Informations que nous collectons

Nous collectons des données d'enquête pour soutenir des projets d'évaluation et de recherche. Ces données peuvent inclure :

  • Des informations démographiques, des opinions et des données sur les résultats fournies par les répondants.

  • Des identifiants techniques tels que les adresses IP ou les cookies pour gérer l'accès et la sécurité des sondages.

  • Les coordonnées (par exemple, les noms, les adresses électroniques), uniquement lorsque cela est nécessaire pour envoyer ou suivre les liens vers les sondages. Les coordonnées sont toujours stockées séparément des réponses aux sondages.

Processus de consentement

Avant de participer à un sondage, les répondants doivent donner leur consentement éclairé. Nos formulaires de consentement expliquent :

  • L'objectif de l'enquête

  • Le temps estimé pour la remplir

  • Le statut d'anonymat

  • Les mesures de confidentialité

  • Les organisations ayant accès aux données

  • Le caractère volontaire de la participation

  • Les incitations (le cas échéant)

Un lien vers la présente politique de confidentialité est toujours fourni. L'accès à l'enquête est désactivé jusqu'à ce que le consentement soit donné.

Comment l'anonymat des répondants affecte l'utilisation des données

Presque toutes les enquêtes que nous proposons sont anonymes, ce qui signifie que :

  • Les réponses ne sont pas liées à l'identité des répondants dans les rapports finaux.

  • LogicalOutcomes utilise des mesures telles que la suppression des petites cellules (masquage des groupes de moins de cinq réponses) pour protéger l'anonymat dans l'analyse.

  • Les répondants ne peuvent pas accéder à leurs données individuelles ni demander leur suppression, car les analystes de LogicalOutcomes ne peuvent pas savoir qui a fourni chaque réponse au sondage.

Dans les rares cas où un sondage est configuré pour cibler des répondants nommément désignés, les détails concernant les droits d'accès aux données seront précisés dans le formulaire de consentement au sondage.

Pourquoi nous collectons des informations

LogicalOutcomes traite les données sur la base :

  • Des instructions du client : lorsque nous agissons en tant que sous-traitant pour des enquêtes commandées par des organisations partenaires.

  • De nos propres objectifs d'évaluation (c'est-à-dire faciliter les commentaires des participants) : lorsque nous concevons des enquêtes pour notre propre travail d'évaluation.

Les données sont utilisées uniquement pour :

  • Générer des informations sur les performances des programmes à but non lucratif ou d'autres sujets d'évaluation/de recherche.

  • Préparer des rapports anonymisés à partager avec des organisations à but non lucratif, des groupes de recherche, des bailleurs de fonds ou le public.

Minimisation des données

Nous visons à minimiser la charge que représente la collecte de données pour les répondants. Nos pratiques comprennent :

  • Encourager un nombre minimal de questions dans la conception des enquêtes

  • Limiter les questions démographiques dans nos propres enquêtes

  • Utiliser des mesures de résultats courtes et basées sur les points forts

  • Réviser régulièrement les pratiques de collecte de données afin de s'assurer que seules les informations nécessaires sont recueillies

Partage, sécurité et stockage des données

Partage

Les résultats anonymisés sont généralement partagés avec l'organisation qui a commandé l'enquête. Les coordonnées des répondants ne sont pas partagées, sauf indication contraire dans le formulaire de consentement à l'enquête.

Sécurité

Les mesures comprennent :

  • Le cryptage des données au repos et en transit.

  • L'authentification multifactorielle (MFA) pour l'accès administrateur.

  • Des autorisations basées sur les rôles pour limiter l'accès au personnel autorisé.

  • Sauvegardes quotidiennes vers des centres de données canadiens (conservées pendant 30 jours).

Nous mettons en œuvre des contrôles d'accès stricts basés sur les rôles dans les environnements que nous utilisons pour traiter les données :

  • LimeSurvey et Azure SQL : l'accès est limité à un petit nombre d'employés/consultants, selon les besoins

  • Power BI : les autorisations basées sur les rôles garantissent que les organisations n'accèdent qu'aux données qui les concernent

Stockage

Toutes les données sont stockées sur des serveurs canadiens.

Combien de temps conservons-nous les données des sondages ?

  • Pour les sondages menés à la demande des clients, les données sont conservées pendant 12 mois après la fin du projet, sauf si les clients demandent leur suppression anticipée.

  • Pour les sondages menés à des fins de recherche interne, nous conservons les données pendant 12 mois après la fin du projet.

  • Pour les ensembles de données anonymes, nous pouvons conserver les résultats agrégés sous forme anonymisée à des fins de synthèse de recherche ou d'analyse comparative (comme spécifié dans le formulaire de consentement au sondage).

Accès aux données et exactitude

Bien que la plupart de nos sondages soient anonymes, certains sondages fermés utilisent des jetons pour identifier les participants. Dans ces cas :

  • Les informations sur les participants sont stockées séparément des réponses au sondage.

  • Nous pouvons théoriquement relier les réponses à des individus, mais nous évitons de le faire dans la pratique.

  • Nous développons actuellement un processus formel pour traiter les demandes d'accès aux données dans ces cas.

Droits individuels pour les enquêtes non anonymes

Pour les enquêtes non anonymes, conformément à la LPRPDE, les personnes ont le droit :

  • D'accéder à leurs informations personnelles

  • De demander des corrections à leurs informations

  • De demander la suppression de leurs informations, sous réserve des restrictions légales ou contractuelles

Pour exercer ces droits, veuillez contacter notre responsable de la sécurité de l'information en utilisant les coordonnées fournies à la fin de la présente politique.

Utilisation des cookies

LimeSurvey, notre plateforme d'enquête, utilise des cookies pour des fonctions essentielles :

  • Gestion des sessions : pour identifier et suivre l'activité des utilisateurs tout au long d'une enquête, ce qui permet de naviguer entre les pages sans perdre la progression.

  • Suivi de la réalisation des enquêtes : pour éviter les soumissions en double.

  • Sécurité : pour la protection contre les attaques de type « Cross-Site Request Forgery » (CSRF).

  • Personnalisation : pour mémoriser les préférences linguistiques ou d'autres paramètres.

Ces cookies sont nécessaires au bon fonctionnement de la plateforme d'enquête. En utilisant nos enquêtes, les utilisateurs consentent à l'utilisation de ces cookies.

Audits de confidentialité et de sécurité

Nous effectuons des évaluations d'impact sur la confidentialité au début de chaque projet et suivons les procédures appropriées. De plus, nous effectuons des audits de sécurité annuels afin de garantir la conformité et la protection des données.

Conformité en matière de confidentialité

LogicalOutcomes a nommé un responsable de la sécurité de l'information chargé de la conformité interne en matière de confidentialité. Nous faisons également appel à un responsable externe de la confidentialité des données pour des consultations et des audits.

Divulgation légale

Bien que nous accordions la priorité à l'anonymat et évitions de collecter des informations sensibles, il peut arriver dans de rares cas que nous soyons légalement tenus de divulguer des informations aux autorités canadiennes. Dans de tels cas, nous nous conformerions à la loi tout en nous efforçant de protéger au maximum la confidentialité des participants.

Réponse aux incidents

  • En cas de violation des données, nous suivons un plan d'intervention formel :

  • La violation est immédiatement signalée à notre responsable de la sécurité de l'information

  • Les clients concernés sont rapidement informés

  • Nous mettons en œuvre notre stratégie d'intervention afin d'atténuer l'impact et d'éviter que cela ne se reproduise à l'avenir

  • Nous nous conformons à toutes les exigences légales en matière de déclaration

Modifications apportées à cette politique

Nous mettons occasionnellement à jour cette politique afin de refléter les changements juridiques ou les mises à jour de la plateforme. Les modifications sont publiées sur cette page avec une nouvelle date d'entrée en vigueur.

Questions ou préoccupations

Pour toute question concernant le traitement des données d'enquête :

  • Contactez l'organisation qui a commandé l'enquête (via les coordonnées figurant dans le formulaire de consentement à l'enquête).

  • Contactez directement notre responsable de la sécurité de l'information à l'adresse support@logicaloutcomes.net.

Pourquoi cette politique est-elle importante ?

Ce document garantit la transparence sur la manière dont les informations personnelles sont gérées pendant la participation à l'enquête. En tant qu'intermédiaire technique, nous accordons la priorité à la protection des données tout en donnant aux clients les moyens de définir une utilisation éthique de leurs données. Les mesures de protection de l'anonymat et les délais de conservation stricts réduisent encore davantage les risques liés à la confidentialité.